재직 중 거래처 대금이나 출장비를 개인 카드와 계좌로 지급했는데 퇴사 후 회사가 돌려주지 않는 경우가 있습니다. 이때 먼저 구분할 것은 그 돈이 회사 업무를 위해 대신 낸 비용인지, 회사에 빌려준 돈인지, 급여나 성과급에 포함해 정산하기로 한 돈인지입니다. 같은 금액이라도 성격에 따라 필요한 증거와 청구 시점이 달라집니다.
대납금의 법적 성격부터 구분해야 합니다
임원이 회사 사무를 맡아 처리하면서 필요한 비용을 자기 돈으로 지급했다면 회사에 비용상환을 요구할 여지가 있습니다. 다만 개인적인 필요로 쓴 돈이거나, 회사가 부담하기로 하지 않은 비용이라면 결과가 달라질 수 있습니다. 회사에 현금을 보내 운영자금으로 쓰게 한 경우에는 비용상환보다 대여금에 가까울 수도 있습니다.
- 업무비용 대납
- 회사 물품 구입비, 거래처 대금, 출장비처럼 구체적인 회사 업무를 위해 제3자에게 지급한 돈입니다.
- 회사에 대한 대여금
- 운영자금 등을 마련하기 위해 회사 계좌로 돈을 보내고 나중에 반환받기로 한 경우입니다.
- 급여·성과급 등 정산금
- 회사가 보수에 포함해 지급하기로 했거나 급여에서 공제한 돈이라면 보수 약정과 급여명세서를 함께 살펴야 합니다.
회사 장부에 적힌 이름만으로 성격이 확정되는 것은 아닙니다. 다만 회계원장에 가수금, 단기차입금, 임원대여금 또는 미지급금으로 기록되어 있다면 회사가 돈의 존재를 어떻게 인식했는지 보여주는 중요한 자료가 됩니다.
회사 업무였는지와 누가 승인했는지가 중요합니다
영수증이 있다고 해서 모두 회사 비용이 되는 것은 아닙니다. 회사 사업과 어떤 관련이 있었는지, 당시 지출이 필요했는지, 금액이 통상적인 범위였는지를 설명할 수 있어야 합니다. 회사 명의 세금계산서나 거래명세서, 납품된 물품, 출장 일정처럼 지출의 결과도 함께 확인해야 합니다.
- 지출 날짜·금액·지급받은 사람이 카드명세서나 계좌이체 내역과 일치하는지
- 세금계산서, 영수증, 계약서에 회사명과 구입 품목이 표시되어 있는지
- 대표이사, 이사회 또는 담당 부서의 사전 승인이나 사후 보고가 있었는지
- 이메일과 메신저 원문에 지급 요청, 정산 약속 또는 금액 확인 내용이 남아 있는지
- 회계원장과 결산자료에 미지급금이나 가수금으로 반영되었는지
명시적인 사전 승인이 없었다고 언제나 반환이 불가능한 것은 아닙니다. 회사가 물품이나 서비스를 실제로 받아 사용했고, 비용 발생을 알고도 장부에 반영하거나 일부를 갚았다면 승인 또는 채무 인정과 관련된 사정이 될 수 있습니다. 반대로 지출한 임원이 스스로 계약 상대방을 정하고 개인적 이익도 얻었다면 회사는 업무 관련성과 금액의 적정성을 다툴 수 있습니다.
특히 등기이사나 대표이사가 자기 명의로 회사와 거래한 구조라면 이해관계가 충돌하는 거래인지, 당시 이사회 승인 등 회사법상 절차가 필요했는지도 따로 살펴야 합니다. 단순한 비용 집행인지 임원과 회사 사이의 별도 거래인지는 계약서와 자금 흐름을 기준으로 판단해야 합니다.
증거는 날짜와 금액을 기준으로 연결해야 합니다
영수증은 물품이나 서비스가 결제되었다는 점을 보여주지만, 실제 돈을 누가 냈는지까지 항상 증명하지는 못합니다. 반대로 개인 계좌의 이체 내역은 지급 사실을 보여주지만 회사 업무였다는 점이 부족할 수 있습니다. 따라서 영수증, 입출금 내역, 사내 결재 문서와 업무 결과물을 같은 날짜와 금액으로 연결하는 작업이 필요합니다.
퇴사할 때 작성한 인수인계서, 비용정산표, 회사가 보낸 잔액 확인 메일도 살펴볼 자료입니다. 회사가 일부 금액을 갚았다면 지급일과 지급 명목을 확인하고, 급여명세서에서 공제하거나 보수에 포함했다고 주장한다면 보수 약정서와 실제 지급액을 비교해야 합니다.
퇴사일만으로 청구 기한이 정해지는 것은 아닙니다
퇴사했다고 이미 발생한 비용상환 청구권이 바로 없어지는 것은 아닙니다. 다만 소멸시효의 출발점은 무조건 퇴사일이 아니라, 약정한 정산일이나 변제기 등 권리를 행사할 수 있게 된 때를 중심으로 판단합니다. 반환 날짜를 정하지 않았다면 비용상환인지 대여금인지 등 청구권의 성격에 따라 출발점과 적용 기간이 달라질 수 있습니다.
회사의 채무 확인 메일, 잔액확인서, 일부 변제는 시효 판단에 영향을 줄 수 있습니다. 반면 내용증명을 한 번 보냈다는 이유만으로 모든 경우에 시효가 장기간 새로 시작하는 것은 아닙니다. 회사가 회생·파산 절차에 들어갔다면 법원 통지서에 적힌 신고기간도 별도로 확인해야 합니다.
등기임원이라는 이유만으로 근로자성이 무조건 부정되는 것도 아니고, 퇴직했다는 이유만으로 대납금이 임금이 되는 것도 아닙니다. 실제 업무 지시와 감독, 보수의 성격, 독립적인 의사결정 권한을 따로 확인해야 합니다.
자료를 정리하는 순서
- 지출 목록을 만듭니다
각 지출의 날짜, 금액, 지급처, 사용 목적과 당시 직무를 한 줄씩 정리합니다.
- 원본 자료를 서로 맞춥니다
영수증과 세금계산서, 개인 카드명세서, 계좌이체 내역, 메신저 원문을 항목별로 연결합니다.
- 회사 자료와 비교합니다
비용정산서, 회계원장, 급여명세서, 이사회 의사록과 회사가 지급한 내역에서 같은 금액을 찾습니다.
- 청구 근거와 남은 금액을 구분합니다
비용상환금인지 대여금인지, 일부 변제나 상계 주장이 있는지, 약정한 지급일이 언제인지 정리합니다.
회사의 문서를 확보할 때에는 영업비밀이나 개인정보가 포함된 자료를 무단으로 가져오거나 수정하지 않도록 주의해야 합니다. 이미 가진 자료는 원본 파일과 전송 날짜가 보이도록 보관하고, 새로 만든 정리표와 원본 증거를 구분해 두는 편이 좋습니다.