요지
문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통하여「국세기본법 시행령」제65조의7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우「법인세법」제116조 제1항에 따라 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 하는 것임
회신
귀 질의의 경우 아래 회신사례를 참조하시기 바랍니다.
◇서면-2018-법인-1312, 2018.05.31.
문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통하여「국세기본법 시행령」제65조의7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우「법인세법」제116조 제1항에 따라 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 하는 것이며,
법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를「국세기본법 시행령」제65조의7 및 국세청장이 정하는 기준에 따라 전산조직을 이용하여 작성한 경우에는 그 자체가 원본이므로 이를 정보보존장치에 보존하는 경우 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행한 것으로 보는 것입니다.
1. 사실관계
○ 질의법인은 전자결재시스템을 도입할 계획임
- ERP시스템과 그룹웨어(회사 소프트웨어)를 연동하여 ERP에서 전표·장부를 작성하고 해당 전표와 증빙을 PDF등의 파일로 변환하여 회사 서버에 5년이상 보관함
2. 질의내용
○ PDF등의 파일로 변환되어 회사 서버에 보관하고 있는 지출증빙의 실물(원본)을 보관하여야 하는지 여부
- 회사 업무와 관련하여 임직원 명의 개인 신용카드 매출전표로 제출된 지출증빙 포함
3. 관련법령
○ 법인세법 제116조【지출증명서류의 수취 및 보관】
① 법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 제60조에 따른 신고기한이 지난날부터 5년간 보관하여야 한다. 다만, 제13조제1호에 따라 각 사업연도 개시일 전 5년이 되는 날 이전에 개시한 사업연도에서 발생한 결손금을 각 사업연도의 소득에서 공제하려는 법인은 해당 결손금이 발생한 사업연도의 증명서류를 공제되는 소득의 귀속사업연도의 제60조에 따른 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하여야 한다.
② 제1항의 경우에 법인이 대통령령으로 정하는 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아 보관하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 그러하지 아니하다.
1. 「여신전문금융업법」에 따른 신용카드 매출전표(신용카드와 유사한 것으로서 대통령령으로 정하는 것을 사용하여 거래하는 경우에는 그 증명서류를 포함한다. 이하 제117조에서 같다)
2. 현금영수증
3. 「부가가치세법」 제32조에 따른 세금계산서
4. 제121조 및 「소득세법」 제163조에 따른 계산서
③ 제2항을 적용할 때 법인이 같은 항 제3호의 세금계산서를 발급받지 못한 경우 「부가가치세법」 제34조의2제2항에 따른 매입자발행세금계산서를 발행하여 보관하면 제2항의 수취ㆍ보관 의무를 이행한 것으로 본다.
④ 제1항부터 제3항까지의 규정을 적용할 때 증명서류의 수취ㆍ보관 등에 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
○ 법인세법 시행령 제158조【지출증빙서류의 수취 및 보관】
① (생략)
② 법 제116조 제2항 각 호 외의 부분 단서에서 "대통령령으로 정하는 경우"란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.
1. 공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함한다)이 3만원 이하인 경우
2. 농·어민(한국표준산업분류에 의한 농업중 작물재배업·축산업·복합농업, 임업 또는 어업에 종사하는 자를 말하며, 법인을 제외한다)으로부터 재화 또는 용역을 직접 공급받은 경우
3.「소득세법」제127조 제1항 제3호에 규정된 원천징수대상 사업소득자로부터 용역을 공급받은 경우(원천징수한 것에 한한다)
4. 제164조 제7항 제1호의 규정에 의한 용역을 공급받는 경우
5. 기타 기획재정부령이 정하는 경우
③ 법 제116조제2항제1호에서 "대통령령으로 정하는 것"이란 「여신전문금융업법」에 의한 직불카드, 외국에서 발행된 신용카드 및 「조세특례제한법」제126조의2제1항의 규정에 의한 선불카드(이하 이 조에서 "직불카드등"이라 한다)를 말한다.
④ 다음 각호의 1에 해당하는 증빙을 보관하고 있는 경우에는 법 제116조제2항제1호에 규정된 신용카드매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 본다.
1.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 교부받은 신용카드 및 직불카드 등의 월별이용대금명세서
2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리시스템에 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드등의 거래정보(「국세기본법 시행령」제65조의7의 규정에 의한 요건을 충족하는 경우에 한한다)
⑤ 법인이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법 제116조 제1항에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다.
1.「조세특례제한법」 제126조의3제4항에 따른 현금영수증
2. 법 제116조제2항제1호에 따른 신용카드 매출전표
3.「부가가치세법」제32조 제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서
4.「소득세법 시행령」제211조 제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서
○ 국세기본법 제85조의3【장부 등의 비치와 보존】
① 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.
② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2 제1항 제5호에 해당하는 경우에는 같은 호에 규정한 날까지 보존하여야 한다.
③ 납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.
④ 제1항을 적용하는 경우「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.
○ 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조【전자문서의 보관】
① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다.
1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것
2. 전자문서가 작성 및 송신ㆍ수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
3. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
② 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 "전자화대상문서"라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 "전자화문서"라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
1. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것
2. 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것
③ 전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 과학기술정보통신부장관이 정하여 고시한다.
④ 제1항과 제2항을 적용할 때 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서 또는 전자화문서로 보지 아니할 수 있다.
○ 전자문서 및 전자거래 기본법 제31조의2【공인전자문서센터의 지정】
① 과학기술정보통신부장관은 전자문서보관등의 안전성과 정확성을 확보하기 위하여 전자문서보관등에 관하여 전문성이 있는 자를 공인전자문서센터로 지정하여 전자문서보관등을 하게 할 수 있다.
② 공인전자문서센터로 지정받을 수 있는 자는 법인 또는 대통령령으로 정하는 국가기관등으로 한정한다.
③ 공인전자문서센터로 지정을 받으려는 자는 전자문서보관등에 필요한 인력ㆍ기술능력ㆍ재정능력과 제31조의9제6항에 따른 인적ㆍ물적 측면에서 독립성 및 그 밖의 시설ㆍ장비 등을 갖추어 과학기술정보통신부장관에게 지정을 신청하여야 한다.
④ 제1항과 제3항에 따른 공인전자문서센터의 인력ㆍ기술능력ㆍ재정능력과 그 밖의 시설ㆍ장비 등의 지정기준, 지정방법 및 지정절차에 관하여 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.
○ 법인세법 제75조의5【증명서류 수취 불성실 가산세】
① 내국법인(대통령령으로 정하는 법인은 제외한다)이 사업과 관련하여 대통령령으로 정하는 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 제116조제2항 각 호의 어느 하나에 따른 증명서류를 받지 아니하거나 사실과 다른 증명서류를 받은 경우에는 그 받지 아니하거나 사실과 다르게 받은 금액으로 손금에 산입하는 것이 인정되는 금액(건별로 받아야 할 금액과의 차액을 말한다)의 100분의 2를 가산세로 해당 사업연도의 법인세액에 더하여 납부하여야 한다.
② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우는 제1항의 가산세를 적용하지 아니한다.
1. 제25조제2항에 따른 접대비로서 손금불산입된 경우
2. 제116조제2항 각 호 외의 부분 단서에 해당하는 경우
③ 제1항에 따른 가산세는 산출세액이 없는 경우에도 적용한다.
4. 관련예규 등
○ 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1【전자기록 등에 의한 장부 등의 보존】
법 제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존 장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.
1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우
2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우
○ 서면-2018-법인-1312, 2018.5.31.
문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통하여「국세기본법 시행령」제65조의7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우「법인세법」제116조 제1항에 따라 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 하는 것이며,
법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를「국세기본법 시행령」제65조의7 및 국세청장이 정하는 기준에 따라 전산조직을 이용하여 작성한 경우에는 그 자체가 원본이므로 이를 정보보존장치에 보존하는 경우 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행한 것으로 보는 것입니다.
○ 서면2팀-1978, 2005.12.5.
법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로「국세기본법 시행령」제65조의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우 「국세기본법」제85조의 3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나,
문서로 받은 증빙서류를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 함
○ 서면2팀-1978, 2005.12.5.
법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로「국세기본법 시행령」제65조의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우「국세기본법」제85조의 3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나,
문서로 받은 증빙서류를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존장치에 보존하는 경우 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 함
○ 서면-2017-법인-3035, 2018.02.27.
귀 질의1의 경우, 내국법인이「법인세법」제116조 제2항 제1호에 따른 신용카드 매출전표를 받은 경우에는 같은 법 시행령 제158조 제5항에 따라「법인세법」제116조 제1항에 따른 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있는 것입니다.
귀 질의2의 경우, 법인의 업무와 관련하여 지출된 법인의 임직원 명의의 신용카드 거래정보를 ｢여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 ｢국세기본법 시행령｣ 제65조의7에서 정하는 기준에 적합한 전사적자원관리시스템에 보관하고 있는 경우에는「법인세법」제116조 제2항 제1호에 규정된 신용카드매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 보는 것입니다.
출처 :
국세청 2020. 05. 26. 서면-2020-법인-1496[법인세과-1794] | 국세법령정보시스템
