소규모 법인을 운영하시면서 "이사회가 없는데, 회사의 중요한 결정은 도대체 어떤 절차로 해야 하는 걸까" 고민하시는 분들이 많습니다. 특히 자본금 10억 원 미만의 소규모 주식회사는 상법 제383조 제4항에 따라 이사를 1명 또는 2명만 두고 이사회를 설치하지 않을 수 있는데, 이 경우 의사결정 절차가 일반적인 이사회 있는 회사와는 상당히 다릅니다.
절차를 잘못 밟으면 대표이사가 단독으로 결정한 계약이 무효가 되거나, 주주 간 분쟁으로 번지는 사례가 실무에서 적지 않습니다. 오늘은 이사회 없는 회사의 의사결정 절차를 단계별로 안내해 드리겠습니다.
먼저 알아야 할 것 : 이사회 권한은 어디로 가는가
이사회가 없으면 상법상 이사회의 권한이 사라지는 것이 아닙니다. 핵심 원칙은 다음과 같습니다.
상법 제383조 제4항 핵심 요약
- 이사가 1인인 경우 : 그 이사가 회사를 대표하며, 이사회 권한도 해당 이사가 행사합니다.
- 이사가 2인인 경우 : 이사회가 구성되지 않으므로, 정관에 정한 바가 없으면 각자 대표가 원칙이며, 이사회 결의 사항은 이사 과반수의 일치로 결정합니다.
- 이사회 결의가 필요했던 사항 중 일부는 주주총회 결의로 대체됩니다(상법 제383조 제4항 후단).
이 구조를 이해하고 나면, 아래 절차가 훨씬 명확하게 느껴지실 것입니다.
Step 1. 결정 사항의 성격 분류하기
1
일상적 업무집행인지, 중요 사항인지 구분합니다
소요시간 : 즉시 / 비용 : 없음
모든 결정이 같은 절차를 거치는 것은 아닙니다. 크게 세 가지로 나누어 보면 다음과 같습니다.
(1) 대표이사(이사) 단독 결정 가능한 사항
- 통상적인 거래 계약 체결, 일상적 업무집행
- 소규모 자산의 취득 및 처분
(2) 이사 과반수 동의가 필요한 사항 (이사 2인 회사)
- 기존 이사회 결의 사항 중 주주총회 전속 권한이 아닌 것
- 대규모 차입, 지점 설치, 중요 재산 처분 등
(3) 주주총회 결의가 필요한 사항
- 정관 변경, 이사 선임 및 해임, 합병, 영업양도 등 상법상 주주총회 전속 사항
- 이사회 없는 회사에서 이사회 권한 중 주주총회로 이전된 사항(대표이사 선정 등)
이 분류 작업이 가장 중요합니다. 정관에서 각 사항의 결정 권한을 어떻게 배분하고 있는지 반드시 확인하시기 바랍니다.
Step 2. 결정 절차를 밟고 기록 남기기
2
적법한 의사결정 + 의사록 작성
소요시간 : 1일~2주(주주총회 소집 포함) / 비용 : 공증 시 5만~10만 원
이사 1인 회사의 경우
이사가 곧 대표이사이므로 별도 결의 절차 없이 의사결정이 가능합니다. 다만 중요한 결정에 대해서는 '의사결정서' 또는 '업무집행 확인서' 형태로 결정 내용, 일시, 이유를 문서로 남겨 두시는 것이 좋습니다. 이후 주주와의 분쟁이나 세무조사 시 중요한 증거가 됩니다.
이사 2인 회사의 경우
이사회가 없더라도 이사 2인이 함께 결정해야 하는 사항(중요 재산 처분, 대규모 차입 등)은 두 이사의 과반수, 즉 2인 모두의 동의가 필요합니다. 이 경우 반드시 다음 서류를 작성해 두셔야 합니다.
필수 기록 서류
- 이사 결정서(이사 동의서) : 안건, 결정 내용, 이사 전원의 서명 또는 기명날인
- 결정 일시 및 장소 기재
- 필요 시 공증 (법적 강제는 아니지만 분쟁 예방 효과가 큽니다)
주주총회가 필요한 사항의 경우
소규모 회사라 하더라도 주주총회 소집 절차는 상법이 정한 원칙을 따라야 합니다. 다만 자본금 10억 원 미만 회사는 소집 통지를 총회일 10일 전까지(일반 회사는 14일 전) 발송하면 됩니다(상법 제363조 제4항).
- 소집 통지 : 서면 또는 전자우편으로 주주 전원에게 발송
- 총회 의사록 : 의장, 출석 주주, 안건, 결의 내용, 찬반 결과 기재
- 특별결의 사항(정관 변경, 합병 등) : 출석 주주 의결권의 3분의 2 이상, 발행주식 총수의 3분의 1 이상 찬성
Step 3. 등기 및 대외적 효력 확보
3
등기가 필요한 사항은 2주 내 변경등기 신청
소요시간 : 결의 후 2주 이내 / 비용 : 등록면허세 + 법원 수수료 약 10만~30만 원(사안별 상이)
의사결정 내용 중 등기 사항이 포함되어 있다면, 본점 소재지에서 2주 이내에 변경등기를 신청해야 합니다(상법 제317조). 기한을 넘기면 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.
등기가 필요한 대표적 사항
- 대표이사(대표권 있는 이사) 변경
- 이사 선임 및 퇴임
- 본점 이전, 목적 사업 변경
- 자본금 변경(증자, 감자)
- 정관 중 등기 사항 변경
필요 서류
- 주주총회 의사록 (공증이 필요한 경우 공증 받은 의사록)
- 이사 결정서 (해당하는 경우)
- 변경등기 신청서, 위임장 (법무사 위임 시)
- 주주명부, 인감증명서, 취임승낙서 등 (사안별 추가 서류)
참고로, 소규모 회사의 주주총회 의사록은 출석한 이사 및 감사가 기명날인 또는 서명해야 하며, 감사가 없는 회사라면 이사만 서명하면 됩니다.
실무에서 자주 발생하는 실수와 주의사항
절차를 안내해 드리면서 빠뜨릴 수 없는 부분이 실무에서 흔히 보이는 실수입니다. 미리 알아 두시면 불필요한 분쟁을 예방할 수 있습니다.
1. 정관 점검을 생략하는 경우
설립 당시 작성한 정관에 이사회 관련 조항이 그대로 남아 있는 회사가 많습니다. 이사회를 두지 않기로 했다면 정관에서 이사회 관련 조항을 삭제하거나 "이사회를 두지 아니한다"는 규정을 명시해야 합니다. 정관과 실제 운영이 불일치하면 의사결정의 효력 자체가 다투어질 수 있습니다.
2. 주주 전원 동의 시 소집 절차 생략
주주 전원이 동의하면 소집 절차 없이 주주총회를 개최할 수 있습니다(상법 제363조 제4항). 소규모 회사에서는 이 방법이 실무적으로 많이 활용됩니다. 다만 "주주 전원의 서면 동의"를 반드시 확보해 두셔야 합니다.
3. 서면 결의 활용
주주 전원의 동의가 있으면 서면으로 주주총회 결의를 할 수 있습니다(상법 제363조의2). 대면 회의 없이 결의가 가능하므로 소규모 회사에 매우 유용한 제도이지만, 서면 동의서 원본을 반드시 보관해야 합니다.
4. 1인 주주 겸 1인 이사 회사의 함정
주주와 이사가 동일인인 1인 회사에서도 주주총회 의사록은 반드시 작성해야 합니다. "어차피 나 혼자인데"라고 생각하시는 분들이 많지만, 의사록이 없으면 등기가 불가능하고, 향후 투자 유치나 회사 매각 시 실사(Due Diligence)에서 문제가 됩니다.
절차 요약 : 한눈에 보기
- Step 1 : 결정 사항이 대표이사 단독 사항인지, 이사 동의 사항인지, 주주총회 사항인지 분류 (정관 확인 필수)
- Step 2 : 해당 절차에 따라 결정하고, 결정서 또는 주주총회 의사록 작성 (서명, 날인)
- Step 3 : 등기 사항이면 2주 이내 변경등기 신청, 관련 서류 원본 보관
이사회 없는 회사의 의사결정 절차는 이사회가 있는 회사보다 간소하지만, 그만큼 기록과 서류 관리의 중요성이 더 큽니다. 기록이 없으면 적법한 결정이었음을 증명하기 어려워지기 때문입니다. 소규모 회사일수록 "절차는 간소하게, 기록은 꼼꼼하게"라는 원칙을 기억해 주시면 좋겠습니다.
