요지
「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 보는 것임
회신
귀질의의경우국세기본법 기본통칙 85의3-0…1 및 국세기본법 제85조의3 제4항을 참조하시기 바랍니다.
○ 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)
법 제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.
1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우
2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우
○ 국세기본법 제85조의3【장부 등의 비치와 보존】
④ 제1항을 적용하는 경우 「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.
1. 질의내용
가. 사실관계
○ 당사는 전자문서화 목적으로 발생하는 모든 증빙에 대하여 전자문서로 변환하여 증빙관리를 검토하고 있음
- 모든 증빙의 범위
ㄱ. 전자세금계산서
ㄴ. 법인카드영수증
ㄷ. 계산서(전자/수기)
ㄹ. 수기세금계산서
ㅁ. 일반 영수증
ㅂ. 기타증빙
나. 질의요지
○ 거래증빙자료(ㄱ,ㄴ)를 실물관리 해야 하는지 여부
○ 거래증빙자료(ㄷ∼ㅂ) 스캔을 통해 전자문서로 변환된 자료를 보관하는 경우 원본을 보관하지 않아도 되는지 여부
2. 관련법령
○ 국세기본법 제85조의3 【장부 등의 비치와 보존】
① 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.
② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2제1항제5호에 해당하는 경우에는 같은 호에 규정한 날까지 보존하여야 한다.
③ 납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.
④ 제1항을 적용하는 경우 「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.
○ 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)법 제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.
1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우
2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우
○ 국세기본법 시행령 제65조의7 【장부 등의 비치와 보존】
① 법 제85조의3제3항에서 "대통령령으로 정하는 기준"이란 다음 각 호의 요건을 말한다.
1. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정·추가 또는 삭제하는 절차·방법 등 정보보존 장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것
2. 정보보존 장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존 장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것
3. 정보보존 장치가 거래 내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것
② 제1항에 따른 전자기록의 보전방법, 그 밖에 필요한 사항은 국세청장이 정한다.
③ 법 제85조의3제4항 단서에서 "대통령령으로 정하는 것"이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서를 말한다.
1. 「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서
2. 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서
3. 소송과 관련하여 제출·접수한 서류 및 판결문 사본. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.
4. 인가·허가와 관련하여 제출·접수한 서류 및 인·허가증. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.
○ 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조【전자문서의 보관】
① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다.
1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것
2. 전자문서가 작성 및 송신ㆍ수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것
3. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
② 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 "전자화대상문서"라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 "전자화문서"라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.
1. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것
2. 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것
③ 전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 지식경제부장관이 정하여 고시한다.
④ 제1항과 제2항을 적용할 때 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서 또는 전자화문서로 보지 아니할 수 있다.
○ 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 제1조【목적】 이 고시는「국세기본법」제85조의3제3항 및 같은 법 시행령 제65조의7제2항의 규정에 따라 납세자가 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우에 그 전자기록에 관한 보전방법 기타 필요한 사항에 관하여 규정함을 목적으로 한다.
○ 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 제2조【정의】 이 고시에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. ‘전산조직’이란 전자적 원리에 의하여 숫자·문자·음성·영상등을 처리하는 하드웨어·소프트웨어·데이터베이스 등으로 구성된 시스템을 말한다.
2. ‘전자기록’이란 전산조직에 의하여 전자적 형태 등으로 처리되거나 송수신 또는 저장되는 정보를 말한다. 다만, 촬영형태의 마이크로필름은 전자기록으로 보지 아니한다.
(생략)
○ 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 제4조【전자기록의 보존】① 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우 이에 관련되는 전자기록을 모두 보존하여야 한다.
② 제1항의 전자기록은 다음 각 호의 요건을 갖추어 보존하여야 한다.
1. 가시성 및 검색기능을 갖출 것
2. 입력된 순서를 확인할 수 있을 것
3. 수정·추가·삭제 등을 행한 경우에 그 내용을 확인할 수 있을 것
③ 제1항의 전자기록은 「국세기본법」 제85조의3제2항에 규정한 기간까지 보존하여야 한다.
○ 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 제12조【전산조직 운용명세서 제출】전산조직을 이용하여 장부와 증거서류를 작성한 납세자는 소득세 또는 법인세 과세표준 신고서의 첨부서류로 별지서식에 의한 전산조직운용명세서를 제출하여야 한다.
○ 개정세법 해설
* 국세기본법 제85조의3 【장부 등의 비치와 보존】
* 2009년 장부･증빙서류의 전자화문서 보관 허용
가. 개정취지
ㅇ 종이문서의 생산ㆍ보관ㆍ유통비용 절감, 업무 프로세스의 혁신을 통해 기업의 생산력 향상을 도모하고 납세협력비용 절감
- ｢전자거래기본법｣의 전자화문서의 효력 규정(§5)이 세법에도 적용되는지 여부를 명확히 하여 납세자의 혼란 방지
나. 개정내용
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종 전 |
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개 정 |
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□ 장부･증빙서류를 전자화문서*로 보관 허용
* 종이문서를 스캐너를 통해 전자파일 형태로 변환한 문서
ㅇ원칙 : 원본문서를 전자화문서로 변환하여 공인전자문서보관소*에 보관한 경우에는 원본문서 보관의무 면제(법 §85의3④)
* 전자화문서를 안전하게 보관하고 전자화문서의 내용 및 송수신 여부를 증명해주는 지식경제부 장관의 지정을 받은 제3의 기관
ㅇ 예외(영§65의 7) : 원본문서 보관 필요
-｢상법 시행령｣ 등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서
-등기ㆍ등록ㆍ명의개서가 필요한 자산의 취득ㆍ양도와 관련하여 기명날인ㆍ서명한 계약서
- 소송 및 인ㆍ허가 관련 서류 |
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다. 적용시기 및 적용례
◦ 2009.4.1.부터 적용
○ 징세46101-774, 1997.04.08
국세기본법 제85조의3 제1항 및 제2항에 의거 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증빙서류를 그 거래사실이 속하는 과세기간에 따라 당해 국세의 법정신고기한이 경과한날부터 5년간 보존하여야 하는 것입니다.
○ 서면인터넷방문상담1팀-618, 2005.06.03
전자조직에 의하여 작성된 지급결제 문서 등을 확인할 수 있는 인증시스템을 거쳐 인터넷에 의하여 전송받고 이를 국세기본법시행령 제65조의7 제1항 각호 및 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시 각조의 규정에 적합한 ‘정보보존장치’에 보존하는 것은 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것에 해당하는 것입니다.
장부와 증빙서류를 전산조직을 이용하여 작성하실 경우에 신고나 허가 사항은 없으나 전산조직을 이용하여 장부와 증빙서류를 작성한 납세자는 소득세 또는 법인세 과세표준신고시에 전산조직운용명세서를 함께 제출하여야 하는 것입니다.
○ 서면인터넷방문상담2팀-11, 2007.01.04
내국법인이 「법인세법 시행령」 제158조 제4항의 규정에 의하여 신용카드 및 직불카드 등의 거래정보(「국세기본법 시행령」 제65조의 7의 규정에 의한 요건을 충족하는 경우에 한한다)를 「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로 부터 전송받아 전사적 자원관리 시스템에 보관하고 있는 경우에는 「법인세법」 제116조 제2항 제1호에 규정된 신용카드매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 보는 것임
[ 관련법령 ]
법인세법 제116조 【지출증빙서류의 수취 및 보관】
○ 재징세46101-2152, 1995.07.25
[ 제 목 ]
장부 등의 비치 및 보존방법
[ 요 지 ]
장부 등의 보존에 관하여는 국세기본법 제85조의3의 규정을 참고하시기 바람.
[ 회 신 ]
장부등의 보존에 관하여는 국세기본법 제85조의3의 규정을 참고하시기 바랍니다.
[ 관련법령 ]
국세기본법 제85조의3 【장부등의 비치 및 보존】
1. 질의내용 요약
가. 현재 우리병원은 진료비 영수증(간이계산서)을 2매 발행하여 1 매는 환자에게 교부하고 1 매는 보관하고 있는바, 하루에 발생하는 보관용 간이계산서의 수량이 매우 많아서 5년치를 보관하기에는 공간이 협소할 뿐 아니라 관리에도 어려움이 많은 실정입니다.
나. 우리병원은 전산으로 간이계산서를 발행하고 있으며 진료비에 관한 제반 증빙(처방전 등)과 전산정보를 엄격히 관리하고 있습니다.
다. 위 가항의 문제점을 개선하기 위하여 보관용 간이계산서를 영수증 발행대장으로 변경하되 환자용 간이계산서의 내용을 모두 수록하는 방법을 계획하고 있습니다.
라. 국세기본법 제85조의 3(장부등의 비치 및 보존) 및 동법시행령 제65조의 7(장부와 증빙서류로 인정할 수 있는 정보보존장치)에 의하면 장부와 증빙서류를 마이크로 필름. 자기테이프. 디스켓 기타 정보 보존장치에 의하여 보존할 수 있다고 규정되어 있습니다.
마. 위 다항과 같이 영수증을 1매만 발행하여 환자에게 교부하고, 우리 병원의 증빙서류는 환자에게 교부한 영수증의 내용이 동일하게 기록되는 영수대장 으로 보관하되, 전산 Tape도 함께 보존하는 방법이 세법상 무리가 없는지 회신하여 주시면 대단히 감사하겠습니다.
출처 :
국세청 2014. 07. 16. 징세과-891 | 국세법령정보시스템
