요지

증빙자료를 스캔하여 보관하고 있는 것은 전자문서 및 전자거래 기본법 상의 ⁠“전자화문서에 해당하며, 이 경우 국세기본법 제85조의3 제4항의 요건을 갖춰야 보관의무를 이행하였다고 할 수 있음

회신

귀 질의의 경우, 증빙의 전자문서로의 변환과 사후보관에 있어서는 일정한 요건이 필요한바 이에 관하여 우리 청 기존 해석사례(징세과-4388) 및 붙임 관련 법령 등을 참조하시기 바랍니다.

○ 징세과 - 4388
국세기본법 제85조의3 제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 일정 기준의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있음

1. 사실관계

 ○ 질의인은 종이세금계산서 및 계산서, 간이영수증, 계약서 등 장부 증빙 자료를 스캔하여 PDF, 이미지파일로 보관하고 있는 상황

2. 질의요지

 ○ 증빙을 스캔하여 PDF 및 기타 이미지 파일로 보관하는 것이 국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치와 보존) 의무 이행으로 인정되는지 여부

3. 관련법령

○ 국세기본법 제85조의 3 【 ⁠(장부 등의 비치와 보존) 】

     ① 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.

     ② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2제1항제5호에 해당하는 경우에는 같은 호에 규정한 날까지 보존하여야 한다.

     ③ 납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.

     ④ 제1항을 적용하는 경우 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.

 ○ 국세기본법 시행령 제65조 의7【(장부 등의 비치와 보존)】

     ③ 법 제85조의3제4항 단서에서 "대통령령으로 정하는 것"이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서를 말한다.

       1. 「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서

      2. 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서

      3. 소송과 관련하여 제출·접수한 서류 및 판결문 사본. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.

      4. 인가·허가와 관련하여 제출·접수한 서류 및 인·허가증. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.

 ○ 국세기본법 기본통칙 85의 3-0…1【전자기록 등에 의한 장부 등의 보존】
법 제85조의3 제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.

      1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우

      2. ⁠「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우

 ○ 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조【전자문서의 보관】

     ① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다.

      1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것

      2. 전자문서가 작성 및 송신ㆍ수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것

      3. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것

     ② 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 "전자화대상문서"라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 "전자화문서"라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

      1. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것

      2. 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것

     ③ 전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 지식경제부장관이 정하여 고시한다.

     ④ 제1항과 제2항을 적용할 때 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서 또는 전자화문서로 보지 아니할 수 있다.

 ○ 징세과-4388

  【제목】

   장부 등의 비치와 보존

  【요지】

   국세기본법 제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 일정 기준의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있음

  【답변내용】

   귀 질의의 경우, 붙임 관련법령 및 사례(국세기본법 기본통칙 85의3-0…1 및 국세기본법 제85조의3 제4항 등)를 참조하시기 바랍니다.

  ○ 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)

   법 제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.

   1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우

   2. ⁠「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우

  ○ 국세기본법 제85조의3【장부 등의 비치와 보존】

     ④ 제1항을 적용하는 경우 ⁠「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.

  【관련법령】

    국세기본법 제85조의3 【장부 등의 비치와 보존】

  1. 질의요지

  ○ 장부 및 세금계산서 등 증빙자료의 보관방법

  - pdf(스캔)으로 가능한지 및 가능하다면 가능한 증빙자료 범위

  2. 관련법령

  ○ 국세기본법 제85조의3 【장부 등의 비치와 보존】

     ① 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.

     ② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2제1항제5호에 해당하는 경우에는 같은 호에 규정한 날까지 보존하여야 한다.

     ③ 납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.

     ④ 제1항을 적용하는 경우 ⁠「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조·변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.

  ○ 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)

     제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.

      1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우

      2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우

  ○ 국세기본법 시행령 제65조의7 【장부 등의 비치와 보존】

     ① 법 제85조의3제3항에서 "대통령령으로 정하는 기준"이란 다음 각 호의 요건을 말한다.

      1. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정·추가 또는 삭제하는 절차·방법 등 정보보존 장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것

      2. 정보보존 장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존 장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것

      3. 정보보존 장치가 거래 내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것

     ② 제1항에 따른 전자기록의 보전방법, 그 밖에 필요한 사항은 국세청장이 정한다.

     ③ 법 제85조의3제4항 단서에서 "대통령령으로 정하는 것"이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서를 말한다.

      1. 「상법 시행령」등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서

      2. 등기·등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서

      3. 소송과 관련하여 제출·접수한 서류 및 판결문 사본. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.

      4. 인가·허가와 관련하여 제출·접수한 서류 및 인·허가증. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.

  ○ 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조【전자문서의 보관】

     ① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다.

      1. 전자문서의 내용을 열람할 수 있을 것

      2. 전자문서가 작성 및 송신ㆍ수신된 때의 형태 또는 그와 같이 재현될 수 있는 형태로 보존되어 있을 것

      3. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것

     ② 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 "전자화대상문서"라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서(이하 "전자화문서"라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 그러하지 아니하다.

      1. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것

      2. 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것

     ③ 전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 지식경제부장관이 정하여 고시한다.

     ④ 제1항과 제2항을 적용할 때 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서 또는 전자화문서로 보지 아니할 수 있다.

  ○ 개정세법 해설

  국세기본법 제85조의3 【장부 등의 비치와 보존】

  2009년 장부･증빙서류의 전자화문서 보관 허용

  가. 개정취지

  ㅇ 종이문서의 생산ㆍ보관ㆍ유통비용 절감, 업무 프로세스의 혁신을 통해 기업의 생산력 향상을 도모하고 납세협력비용 절감

  - ｢전자거래기본법｣의 전자화문서의 효력 규정(§5)이 세법에도 적용되는지 여부를 명확히 하여 납세자의 혼란 방지

  나. 개정내용

  다. 적용시기 및 적용례
◦ 2009.4.1.부터 적용

출처 : 국세청 2019. 10. 17. 서면-2019-징세-2768[징세과-7611] | 국세법령정보시스템