요지
종이문서를 받아 스캐너를 통해 전자문서로 변환한 경우 ‘전자화 문서’에 해당하며, 공인전자문서센터에 보관하지 않는 한 원본을 일정기간 보관하여야 함
회신
귀 질의의 경우 아래의 우리 청 기존해석사례를 참고하시기 바랍니다.
○ 서면-2019-법령해석기본-3783, 2020.11.03.
법인이 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 증거서류를「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 공인전자문서센터에 보관한 경우에는「국세기본법」 제85조의3 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 보는 것이나, 종이문서로 받은 증빙서류를 스캐너를 통하여 전자파일로 정보보존 장치에 보존하는 경우에는 원본증빙서류를 같이 보존하여야 하는 것입니다.
1. 사실관계
○신청법인은 매월 현장별로 자재 입고 시 수령한 송장(또는 거래명세표)은 전자문서 형태로 작성(스캔)되어 당월분 전자세금계산서와 함께 ERP 시스템(전산조직)을 통해 전자결재를 진행하고 있음
○ERP시스템을 통해 결재완료된 서류는 정보보존장치에 보관함
2. 질의내용
○원본증빙서류인 송장 등을 스캔하여 정보보존장치에 보관하는 경우 실물로 보관하지 않아도 되는지 여부
3. 관련법령
○ 국세기본법 제85조의3 【장부 등의 비치와 보존】
① 납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다. 이 경우 장부 및 증거서류 중 「국제조세조정에 관한 법률」 제16조제4항에 따라 과세당국이 납세의무자에게 제출하도록 요구할 수 있는 자료의 경우에는 「소득세법」 제6조 또는 「법인세법」 제9조에 따른 납세지(「소득세법」 제9조 또는 「법인세법」 제10조에 따라 국세청장이나 관할지방국세청장이 지정하는 납세지를 포함한다)에 갖춰 두어야 한다.
② 제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래의 경우 7년간) 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2제3항에 해당하는 경우에는 같은 항에서 규정한 날까지 보존하여야 한다.
③ 납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.
④ 제1항을 적용하는 경우 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.
○국세기본법 시행령 제65조의7 【장부 등의 비치와 보존】
① 법 제85조의3제3항에서 "대통령령으로 정하는 기준"이란 다음 각 호의 요건을 말한다.
1. 자료를 저장하거나 저장된 자료를 수정ㆍ추가 또는 삭제하는 절차ㆍ방법 등 정보보존 장치의 생산과 이용에 관련된 전자계산조직의 개발과 운영에 관한 기록을 보관할 것
2. 정보보존 장치에 저장된 자료의 내용을 쉽게 확인할 수 있도록 하거나 이를 문서화할 수 있는 장치와 절차가 마련되어 있어야 하며, 필요시 다른 정보보존 장치에 복제가 가능하도록 되어 있을 것
3. 정보보존 장치가 거래 내용 및 변동사항을 포괄하고 있어야 하며, 과세표준과 세액을 결정할 수 있도록 검색과 이용이 가능한 형태로 보존되어 있을 것
② 제1항에 따른 전자기록의 보전방법(保全方法), 그 밖에 필요한 사항은 국세청장이 정한다.
③ 법 제85조의3제4항 단서에서 "대통령령으로 정하는 것"이란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 문서를 말한다.
1. 「상법 시행령」 등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서
2. 등기ㆍ등록 또는 명의개서가 필요한 자산의 취득 및 양도와 관련하여 기명날인 또는 서명한 계약서
3. 소송과 관련하여 제출ㆍ접수한 서류 및 판결문 사본. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.
4. 인가ㆍ허가와 관련하여 제출ㆍ접수한 서류 및 인ㆍ허가증. 다만, 재발급이 가능한 서류는 제외한다.
○국세기본법 기본통칙 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)
법 제85조의3제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.
1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우
2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우
○ 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 【전자문서의 보관】
① 전자문서가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다.
1. 제4조의2에 따라 서면으로 보는 전자문서일 것
2. 전자문서의 작성자, 수신자 및 송신ㆍ수신 일시에 관한 사항이 포함되어 있는 경우에는 그 부분이 보존되어 있을 것
② 제1항에도 불구하고 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서(이하 "전자화대상문서"라 한다)를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 전자문서(이하 "전자화문서"라 한다)가 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에 그 전자화문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다. 다만, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우에는 갈음할 수 없다.
1. 전자화문서가 제1항 각 호의 요건을 모두 갖출 것
2. 전자화문서가 전자화대상문서와 그 내용 및 형태가 동일할 것
③ 전자화대상문서와 전자화문서의 내용 및 형태의 동일성에 관한 요건, 전자화문서의 작성 방법 및 절차, 그 밖에 필요한 사항은 과학기술정보통신부장관이 정하여 고시한다.
④ 제1항과 제2항을 적용할 때 송신 또는 수신만을 위하여 필요한 부분은 전자문서로 보지 아니할 수 있다.
○ 전자기록의 보전방법 등에 관한 고시
제1조【목적】이 고시는「국세기본법」제85조의3제3항 및 같은 법 시행령 제65조의7제2항의 규정에 따라 납세자가 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우에 그 전자기록에 관한 보전방법 그 밖에 필요한 사항에 관하여 규정함을 목적으로 한다.
제2조【정의】이 고시에서 사용하는 용어의 뜻은 다음 각 호와 같다.
1. ‘전산조직’이란 전자적 원리에 의하여 숫자ㆍ문자ㆍ음성ㆍ영상 등을 처리하는 하드웨어ㆍ소프트웨어ㆍ데이터베이스 등으로 구성된 시스템을 말한다.
제4조【전자기록의 보존】① 납세자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성하는 경우 이에 관련되는 전자기록을 모두 보존하여야 한다.
② 제1항의 전자기록은 다음 각 호의 요건을 갖추어 보존하여야 한다.
1. 가시성 및 검색기능을 갖출 것
2. 입력된 순서를 확인할 수 있을 것
3.수정ㆍ추가ㆍ삭제 등을 행한 경우에 그 내용을 확인할 수 있을 것
③ 제1항의 전자기록은 ｢국세기본법｣ 제85조의3제2항에 규정한 기간까지 보존하여야 한다.
○ 장부･증빙서류의 전자화문서 보관 허용(법 §85의3④, 영§65의7③)
가. 개정내용
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종 전 |
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개 정 |
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□ 장부･증빙서류를 전자화문서*로 보관 허용
* 종이문서를 스캐너를 통해 전자파일 형태로 변환한 문서
ㅇ원칙:원본문서를 전자화문서로 변환하여 공인전자문서보관소*에 보관한 경우에는 원본문서 보관의무 면제(법 §85의3④)
*전자화문서를 안전하게 보관하고 전자화문서의 내용 및 송수신 여부를 증명해주는 지식경제부 장관의 지정을 받은 제3의 기관
ㅇ예외(영§65의 7):원본문서 보관 필요
-｢상법 시행령｣ 등 다른 법령에 따라 원본을 보존하여야 하는 문서
-등기ㆍ등록ㆍ명의개서가 필요한 자산의 취득ㆍ양도와 관련하여 기명날인ㆍ서명한 계약서
-소송 및 인ㆍ허가 관련 서류 |
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나. 개정취지
○종이문서의 생산ㆍ보관ㆍ유통비용 절감, 업무 프로세스의 혁신을 통해 기업의 생산력 향상을 도모하고 납세협력비용 절감
- ｢전자거래기본법｣의 전자화문서의 효력 규정(§5)이 세법에도 적용되는지 여부를 명확히 하여 납세자의 혼란 방지
다. 적용시기 및 적용례
○2009.4.1.부터 적용
※ ’09.4.1. 이전 생산문서로서 전자문서보관소에 이미 보관된 경우에도 적용
3. 관련사례
○ 서면-2019-법령해석기본-3783, 2020.11.03.
법인이 종이문서나 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 증거서류를「전자문서 및 전자거래 기본법」제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 공인전자문서센터에 보관한 경우에는「국세기본법」 제85조의3 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 보는 것이나, 종이문서로 받은 증빙서류를 스캐너를 통하여 전자파일로 정보보존 장치에 보존하는 경우에는 원본증빙서류를 같이 보존하여야 하는 것입니다.
○ 서면-2019-징세-2768, 2019.10.17.
증빙자료를 스캔하여 보관하고 있는 것은 전자문서 및 전자거래 기본법 상의 “전자화문서”에 해당하며, 이 경우 국세기본법 제85조의3 제4항의 요건을 갖춰야 보관의무를 이행하였다고 할 수 있음
○ 서면-2018-법인-1312, 2018.05.31.
문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통하여「국세기본법 시행령」제65조의7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존장치에 보존하는 경우「법인세법」제116조 제1항에 따라 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 하는 것이며,
법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를「국세기본법 시행령」제65조의7 및 국세청장이 정하는 기준에 따라 전산조직을 이용하여 작성한 경우에는 그 자체가 원본이므로 이를 정보보존장치에 보존하는 경우 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행한 것으로 보는 것입니다.
○ 서면-2023-징세-0336, 2023.03.15.
당초부터 전산조직을 이용하여 장부와 증빙서류를 생산한 것으로서 장부와 증빙서류를 국세기본법 시행령 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 경우 실물을 보관하지 아니할 수 있으나, 귀 사가 사용하는 SAP가 이에 해당하는지 여부는 명칭에 관계없이 전산화 실태, 정보보존장치의 생산·이용·보존의 방법 등 전자계산조직의 개발과 운영내용에 따라 개별적으로 사실판단할 사항입니다.
출처 :
국세청 2023. 08. 07. 서면-2023-징세-0879[징세과-3290] | 국세법령정보시스템
